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Responsable services généraux : Un manager multi-compétences

Objectifs :

Cette formation métier certifiante vous amène à appréhender l'ensemble des missions et du quotidien d'un responsable des services généraux. Ces 13 jours vous permettent d'acquérir les outils et les méthodes d'animation de la relation clients et de la relation avec les prestataires, d'optimiser les compétences internes et les ressources externes et de cerner les incontournables de la réglementation. Vous pourrez affirmer pleinement votre fonction au sein de l'entreprise.

Programme :

Module 1 : Acquérir les bases fondamentales de la fonction
Impacts de l’économie et de l’environnement de l’entreprise sur la mutation des services généraux
Observer les changements et les évolutions de la fonction
Considérer les nouvelles mutations de la fonction
Intégrer la nécessité de s’adapter à son entreprise pour contribuer à la stratégie
Appréhender les enjeux de réduction et d’optimisation des coûts
Etude de cas sur l’externalisation
Comprendre l’interaction entre la mission des services généraux et le climat social de l’entreprise
Cerner la problématique des services généraux liée à la caractéristique de leurs missions
Comprendre le rôle d’interface des services généraux
Identifier les moyens qu’ils gèrent
Conjuguer la satisfaction des clients internes avec le politique de l’entreprise
Conduire les objectifs de l’équipe en tenant compte du facteur humain
Les conséquences du climat social sur la santé morale au travail
Repérer les facteurs de risques psychosociaux
Les nouveaux aménagements bénéfiques au travail apportés par les services généraux
La relation de confiance entre les collaborateurs de l’entreprise et les services généraux
Sensibiliser son équipe à la relation « clients » internes
Etude de groupe : renforcer l’image interne des services généraux pour optimiser leurs actions
Scénarios : mise en situation selon différentes situations présentées
Communiquer et valoriser le travail de son équipe
Exporter la communication vers les autres services de l’entreprise
Communiquer la mission et les actions des services généraux
Conduire le changement tout en obtenant l’adhésion des clients internes
Module 2 : Maitriser les règles de managment d'une équipe
Utiliser les outils de management pour piloter les services généraux
Les moyens et les techniques fiables pour optimiser l’action des services généraux
Les tableaux de bord opérationnels comme outils d’aide à la décision
Le planning de Gantt comme un outil de pilote de projet
Exercices de mise en application : Gantt, tableaux de bord, feuille de route
Rôle du manager des services généraux
Réussir le pilotage des services généraux
Comprendre le comportement des individus dans les groupes/équipes
Appréhender les différents styles de management
La définition du management selon les différents courants théoriques
Les différentes approches du Leadership : K. Lewin et House
Le management par les objectifs
Le management par les compétences
Exercices d’application : pyramide des besoins, grille du leadership
Diriger son équipe en intégrant les nouvelles disciplines du management
Intégrer la démarche de RSE à son management
Connaître les outils appropriés au concept RSE pour les services généraux et pour l’entreprise
La lutte contre les discriminations
Le rôle du manager face aux risques psychosociaux de son équipe
Conduire les entretiens individuels annuels
Module 3 : Appréhender les fondamentaux du marché de l'immobilier
Le marché de l’immobilier
Le management d’un projet de construction
Le processus de réalisation du projet
Les différents types de construction
Les ratios et les indicateurs de coût
Maintenance des bâtiments
Le patrimoine immobilier
L'essentiel du langage graphique du bâtiment
Les normes de maintenance et les exigences réglementaires
Les techniques de maintenance préventive, curative
Les indicateurs de performance
L’exploitation et les coûts globaux
Module 4 : Connaître la réglementation en vigueur
Identifier les différentes sources de droit entourant la mission des Services Généraux
Mettre en œuvre une délégation de pouvoir ou de responsabilité :
Définition et champs d’application de la délégation de pouvoir
Les responsabilités civiles et pénales : qui et comment
Communiquer avec les IRP :
Connaître les différentes IRP et leurs missions respectives
Savoir ce qu’est un délit d’entrave et comment intervient-il
Les obligations légales d’information
Le Code du Travail au cœur des Services Généraux
Exercices de mise en application : renseigner un DUER, compléter un plan d’évacuation incendie, créer des protocoles sanitaires et d’hygiène pour son entreprise
Les autres Codes intéressants les Services Généraux :
Connaître les textes du Code de l’environnement du Code de la Santé publique
Intégrer les responsabilités liées à la protection de l'environnement et au développement durable
Appliquer les règles d’urbanisme dans les projets d’aménagent de site
Savoir orienter sa recherche et mettre à jour ses bases de données :
Identifier les sources de droits fiables et performantes
Savoir à qui s’adresser pour obtenir les bonnes informations
Connaître les règles entourant l’hygiène et la santé au travail
Connaître les règle entourant l’article L1224-1 du code du travail pour un prestataire de service : que faire en cas d'inexécution du contrat par votre prestataire de service
Module 5 : Optimiser les achats des services généraux
Identifier les besoins :
Cerner le besoin de l’utilisateur et rassembler tous les éléments pour définir l’achat
Comprendre les freins à la compréhension de deux interlocuteurs
Répondre au juste besoin par le juste coût
Savoir calculer les indices de prix et de volume
Exercice : à partir d’exemples, cerner les besoins d’un utilisateur
Exercice : savoir dire non en respectant son client interne et en faisant preuve d’empathie
Connaitre l’état du marché des fournisseurs :
Identifier les meilleures pistes, salons et revues pour trouver les fournisseurs performants
Utiliser des méthodes de choix objectives
Rédiger un cahier des charges fonctionnel :
Décrire étape par étape le besoin
Intégrer les critères de choix indispensables
Hiérarchiser les critères de sélection
Savoir intégrer de possibles garanties ou pénalités
Exercice : mettre en forme un cahier des charges à partir d’informations données par l’intervenant
Savoir négocier pour optimiser ses achats :
Utiliser la règle des 4 C en négociation
Connaître l’objectif à atteindre
Utiliser le non verbal pour renforcer sa négociation
Exercice jeux de communication : mise en situation d’une négociation
Concevoir des outils performants pour gérer ses achats :
Elaborer des tableaux de bord
Mettre en place des outils de mesure de la performance des achats
Construire des bases de données à l’aide des factures et bons de commandes
Exercice : construire un tableau de bord efficace
Connaitre l'impact des nouvelles technologies achats :
Considérer les différents concepts de e-commerce, e-achats, e-procurement, les avantages et leurs limites
Appréhender le sourcing et les achats en ligne
Module 6 : Optimiser les surfaces et organiser les déménagements
Définir les étapes d’un déménagement conforme aux attentes de l’entreprise et adéquates à la législation :
Connaitre les règles entourant le déménagement de salariés
Transmettre les informations légales aux IRP
Convoquer et consulter le CHSCT
Organiser une information claire et l’interface avec les services de RH
Mettre en œuvre les règles de sécurité :
Travailler avec les responsables sécurité au plan de prévention des risques
Identifier les impératifs d’évacuation incendie et tenir à jour les guide de sécurité
Sécuriser les sites, les biens de l’entreprise et des salariés
Construire un cahier des charges performant :
Identifier le budget global, comprendre les besoins
Tenir compte des critères de couts directs et indirects
Définir les critères de choix du prestataire
Mettre en forme un cahier des charges pertinent
Exercices de mise en application : construire un cahier des charges étape par étape
Communiquer autour du projet pour obtenir l’adhésion de tous
Choisir les outils de pilotage du projet :
Feuille de route, planning de Gantt, tableau de suivi, tableau de bord…
Exercices de mise en application : Gantt, tableaux de bord, feuille de route…
Construire le schéma du projet :
Définir et identifier les besoins intrinsèques de chaque
Répartir les moyens ou surfaces selon les besoins
Vérifier la mise en adéquation des plans, demandes, besoins ….
Formaliser les modalités du déménagement dans une procédure concise :
Définition d’une procédure, son rôle
Les étapes de construction d’une procédure
Exercices de mise en application : Gantt, tableaux de bord, feuille de route
Module 7 : Examen
Evaluation des connaissances théoriques par un QCM
Evaluation pratique par un cas d’application de mise en situation
La réussite aux deux évaluations vous permet d'obtenir le Certificat d'Acquis Professionnels Responsable services généraux : un manager multi-compétences.
Sur demande
PARIS
Afnor CompÉtences
Durée : 13.0 jours - 91.0
 
Dates : Sur demande
 
Lieu de la formation : PARIS
 
Cible de formation : *Responsables des services généraux en poste ou en prise de poste *Responsables de site / Responsables maintenance / Responsables immobilier *Gestionnaires techniques de patrimoine
 
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