Responsable services généraux : un manager multi-compétences
Objectifs :
Cette formation métier certifiante vous amène à appréhender l'ensemble des missions et du quotidien d'un responsable des services généraux. Ces 13 jours vous permettent d'acquérir les outils et les méthodes d'animation de la relation clients et de la relation avec les prestataires d'optimiser les compétences internes et les ressources externes et de cerner les incontournables de la réglementation. Vous pourrez affirmer pleinement votre fonction au sein de l'entreprise.
Programme :
Module 1 : Acquérir les bases fondamentales de la fonction – 2 jours
Impacts de l'économie et de l'environnement de l'entreprise sur la mutation des services généraux
Observer les changements et les évolutions de la fonction
Considérer les nouvelles mutations de la fonction
Intégrer la nécessité de s'adapter à son entreprise pour contribuer à la stratégie
Appréhender les enjeux de réduction et d'optimisation des coûts
Mise en application : Déterminer les missions des services généraux au travers des stratégies des entreprises Comprendre l'interaction entre la mission des services généraux et le climat social de l'entreprise
Cerner la problématique des services généraux liée à la caractéristique de leurs missions
Comprendre le rôle d'interface des services généraux
Identifier les moyens qu'ils gèrent
Conjuguer la satisfaction des clients internes avec le politique de l'entreprise
Conduire les objectifs de l'équipe en tenant compte du facteur humain
Les conséquences du climat social sur la santé morale au travail
Les nouveaux aménagements bénéfiques au travail apportés par les services généraux
La relation de confiance entre les collaborateurs de l'entreprise et les services généraux
Sensibiliser son équipe à la relation « clients » internes Communiquer et valoriser le travail de son équipe
Exporter la communication vers les autres services de l'entreprise
Communiquer la mission et les actions des services généraux
Conduire le changement tout en obtenant l'adhésion des clients internes Module 2 : Maitriser les règles de management d'une équipe – 1 jour Utiliser les outils de management pour piloter les services généraux
Les moyens et les techniques fiables pour optimiser l'action des services généraux
Les tableaux de bord opérationnels comme outils d'aide à la décision
Le planning de Gantt comme un outil de pilote de projet
Exercices de mise en application : Gantt Rôle du manager des services généraux
Réussir le pilotage des services généraux
Comprendre le comportement des individus dans les groupes/équipes
Motiver ses collaborateurs et ses partenaires
Gérer son temps pour évoluer Appréhender les différents styles de management
La définition du management selon les différents courants théoriques
Les styles de management
Exercices d'application : pyramide des besoins identifier son style de management Diriger son équipe en intégrant les nouvelles disciplines du management
Intégrer la démarche de RSE à son management
Connaître les outils appropriés au concept RSE pour les services généraux et pour l'entreprise
La lutte contre les discriminations
Le rôle du manager face aux risques psychosociaux Conduire les entretiens individuels annuels
Connaître et utiliser les outils d'évaluation et les outils d'entretien professionnel
Jeux de rôle Module 3 : Appréhender les fondamentaux du marché de l'immobilier – 2 jours Le marché et le fonctionnement de l'immobilier :
Comprendre l'industrie immobilière ses acteurs et son marché
Comprendre le marché locatif
Exercice d'application : Analyse d'une étude de marché locatif
Connaître les obligations du bail commercial apprendre à le négocier
Exercice d'application : Négocier un bail
Appréhender les différents types d'assurances et le recours des services généraux La maintenance des bâtiments :
Evolution des contrats de maintenance
Contrats de maintenance
Structure d'un contrat de maintenance
Mise en place d'un nouveau contrat de maintenance Module 4 : Connaître la réglementation en vigueur
2 jours Identifier les différentes sources de droit entourant la mission des Services Généraux Savoir orienter sa recherche et mettre à jour ses bases de données : Identifier les sources de droits fiables et performantes Savoir à qui s'adresser pour obtenir les bonnes informations Mettre en œuvre une délégation de pouvoir ou de responsabilité :
Définition et champs d'application de la délégation de pouvoir
Les responsabilités civiles et pénales : qui et comment Communiquer avec les IRP :
Connaître les différentes IRP et leurs missions respectives
Savoir ce qu'est un délit d'entrave et comment intervient-il
Les obligations légales d'information Le Code du Travail au cœur des Services Généraux Connaître les règles entourant l'hygiène et la santé au travail Identifier les responsabilités liées au personnel des entreprises extérieures Connaître et négocier les règles des contrats commerciaux :
Exercice d'application : Déceler les pièges d'un contrat commercial Module 5 : Optimiser les achats des services généraux
2 jours Identifier les besoins :
Cerner le besoin de l'utilisateur et rassembler tous les éléments pour définir l'achat
Comprendre les freins à la compréhension de deux interlocuteurs
Répondre au juste besoin par le juste coût Connaitre l'état du marché des fournisseurs :
Identifier les meilleures pistes salons et revues pour trouver les fournisseurs performants
Réaliser une étude de marché
Utiliser des méthodes de choix objectives Rédiger un cahier des charges fonctionnel :
Décrire étape par étape le besoin
Intégrer les critères de choix indispensables
Hiérarchiser les critères de sélection
Savoir intégrer de possibles garanties ou pénalités
Exercice : Critique d'un cahier des charges Concevoir des outils performants pour gérer ses achats :
Comprendre le processus économique d'une offre commerciale
Calculer un coût global d'acquisition
Réaliser de bordereaux de prix
Savoir négocier pour optimiser ses achats
Exercice : Création d'un Bordereau de prix unitaire et création de critères de choix Module 6 : Organiser les déménagements – 1 jour Définir les étapes d'un déménagement conforme aux attentes de l'entreprise et adéquates à la législation :
Connaitre les règles entourant le déménagement de salariés
Transmettre les informations légales aux IRP
Convoquer et consulter le CHSCT
Organiser une information claire et l'interface avec les services de RH Mettre en œuvre les règles de sécurité :
Travailler avec les responsables sécurité au plan de prévention des risques
Identifier les impératifs d'évacuation incendie et tenir à jour les guide de sécurité
Sécuriser les sites les biens de l'entreprise et des salariés Construire un cahier des charges performant :
Identifier le budget global comprendre les besoins
Tenir compte des critères de couts directs et indirects
Définir les critères de choix du prestataire
Mettre en forme un cahier des charges pertinent
Exercices de mise en application : construire un cahier des charges déménagement étape par étape Communiquer autour du projet pour obtenir l'adhésion de tous Choisir les outils de pilotage du projet :
Feuille de route tableau de suivi tableau de bord…
Exercices de mise en application : tableaux de bord feuille de route… Construire le schéma du projet :
Définir et identifier les besoins intrinsèques de chaque
Répartir les moyens ou surfaces selon les besoins
Vérifier la mise en adéquation des plans demandes besoins …. Formaliser les modalités du déménagement dans une procédure concise :
Définition d'une procédure son rôle
Les étapes de construction d'une procédure
Exercices de mise en application : tableaux de bord feuille de route Module 7 : Espaces de travail et innovations : Les nouvelles méthodes de travail – 1 jour Qualité de vie au travail :
Concept
Réglementation et normes
Accessibilité
Confort
Bien être Aménagements :
Du classique à la flexibilité
Flex office
Nomasdime
Télétravail
Co-working
Robots Innovations :
Techniques
Servicielles
Digitales et objets connectés Exercices de mise en application : Charte d'aménagement Module 8 : Cas pratique : L'environnement de travail de l'AFNOR – 1 jour Présentation du service de l'environnement de travail de l'AFNOR
Projets Visite technique site Après-midi consacrée à un exercice pratique mettant en pratique Module 9 : Examen – 1 jour Evaluation des connaissances théoriques par un QCM Evaluation pratique par un cas d'application – Présentation d'un cas et soutenance La réussite aux deux évaluations vous permet d'obtenir le Certificat d'Acquis Professionnels Responsable services généraux : un manager multi-compétences.
Informations complémentaires
Dates :
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Lieu de formation :
ILE DE France
Publics concernés :
- Responsables des services généraux en poste ou en prise de poste
